¿Sabes cuánto tienes que vender?

Ésta es una pregunta que de forma recurrente formulo a todas las microempresas y emprendedores que, o bien –en el primer caso– se plantean la necesidad de una mejora en su gestión, o bien –en el segundo– consideran la puesta en marcha de su proyecto de empresa.

Muchas de las veces, este cuestionamiento provoca la reflexión en el interlocutor, otras cierta reactividad (“¡eso no se puede saber!”) y también en contadas ocasiones, situaciones paradójicas como la del caso en el que hablando de estos temas de finanzas con las personas responsables de una pequeña empresa, les solicité sus “números” para un análisis previo…y me remitieron posteriormente sus números ¡pero de teléfono!

Evidentemente la anécdota descrita es más bien un malentendido de comunicación, no obstante lo que también es cierto es que la respuesta de los interlocutores en algunas microempresas a la pregunta que da título a esta entrada del blog suele ser bastante vaga e imprecisa, cuando lo que se demanda es básicamente un dato en euros o que se pueda trasladar a esos términos monetarios.

¿Cómo se calcula esa cifra?

El análisis de los causas por las que los responsables de estas microempresas desconocen datos de las finanzas básicas para su gestión daría para desarrollar una entrada entera del blog, y alguna de las mismas ya se formulan –en términos de solución– en una entrada previa de este blog ¿Para qué sirve el cálculo de costes?(II).

Una de las claves para concretar la cifra que buscamos es que hay una cifra de ventas para la cual no obtenemos ningún beneficio, es decir “empatamos” con los costes, por tanto, para aproximar este cálculo necesitamos tres cosas:

1º. Distinguir entre los costes fijos y los costes variables en nuestra empresa.

2º. Disponer de un precio estimado de venta de nuestros productos/servicios.

3º. Conocer la relación entre coste variable y precio de venta.

1º. Distinción entre costes fijos y costes variables

Un coste fijo es independiente del volumen de producción y/o venta; por ejemplo el alquiler de las instalaciones en las que radico mi actividad de fabricación y venta de cerveza artesanal es un coste fijo ya que no va a variar porque produzca y/o venda más o menos cantidad de mis productos/servicios.

Un coste variable depende del volumen de producción y/o venta; por ejemplo en la actividad de fabricación y venta de cerveza artesanal, todos los costes de materias primas de fabricación y embotellado son costes variables ya que a mayor producción, mayores costes por estos motivos.

Un inciso importante sobre estos conceptos es que una elevación del precio de un coste no significa que sea variable, ya que el concepto de variabilidad se considera ligado al incremento en el consumo de un producto/servicio que necesito para obtener el mío.

Por ejemplo: si en mi empresa de cervezas artesanales, el arrendador de las instalaciones que ocupo me eleva el alquiler en un 10%, el coste ha variado en precio pero su consideración es de coste fijo ya que para producir en las mismas instalaciones no incurro en un mayor consumo del servicio de alquiler (que es básicamente la posibilidad de disponer de un espacio para desarrollar mi actividad)

2º. Disponer de un precio estimado de venta.

La definición de la variable precio no tiene un alcance sólo financiero, si no que ha de atender también a aspectos de la estrategia y marketing del producto y de su valor para el cliente, no obstante a los efectos exclusivos del análisis que pretendemos, en realidad nos basta con tener como mínimo una referencia de precio para poder ver después cómo juegan los distintos valores del mismo en la determinación de la cifra de ventas que queremos determinar.

En nuestro ejemplo, consideremos que una botella de la cerveza artesanal que fabricamos se vende a 3,00 €.

3º. Conocer la relación entre coste variable y precio de venta

En nuestro ejemplo, consideremos ahora que los costes de fabricación y embotellado de una botella de la cerveza artesanal suponen un 1,00 €, es decir los costes variables suponen un 1,00 € por botella.

¿Cómo se calcula o expresa la relación entre coste variable y precio de venta?

En nuestro ejemplo: 1/3 = 0,33 en tanto por uno o 33% en tanto por 100

El significado económico de esta relación es que por cada euro que vendo en cerveza artesanal, 33 céntimos de euro corresponden al coste variable de su fabricación y venta.

Y la pregunta ahora es, ¿cuándo vendo una botella de cerveza, puedo considerar que lo que me queda por cada euro de venta después de descontar el coste variable es beneficio?

Evidentemente no, ya que he de cubrir los costes fijos. Supongamos que en nuestro ejemplo, los costes fijos mensuales del negocio ascienden a 6.000 €, ¿cuánto tendría que vender para cubrirlos?

6000/(1-0,33) = 8.956 € de venta

Por tanto, cuando produzca y venda 8.956 € podré cubrir los costes variables asociados a ese volumen de venta y todos los costes fijos (en este caso, mensuales) del negocio. Si tomo el precio de venta unitario por botella (3 €) puedo obtener un cálculo en unidades físicas del número de botellas que he de vender

8.956 €/3€ por botella = 2.986 botellas de venta

Esta cifra es la que da respuesta a la pregunta que encabeza esta entrada del blog y es la cifra de ventas que COMO MÍNIMO nos permite cubrir todos los costes fijos y variables asociados a ese volumen de ventas.

Este concepto es lo que se denomina en términos económicos como el UMBRAL DE RENTABILIDAD o PUNTO MUERTO.

¿Para qué sirve el Umbral de Rentabilidad?

1º.-Ayuda u obliga a una determinación precisa de la estructura de costes del negocio, algo que, quizá por obvio, a veces no se acaba de concretar del todo, y más en el arranque de nuevos proyectos.

2º.-Colabora en definir y dimensionar correctamente la retribución del propietario o promotor del proyecto dentro de la estructura de costes del negocio, y en lo que supone su impacto en el cálculo de la cifra de ventas mínimas a obtener.

Con cierta frecuencia, sobre todo en proyectos de emprendimiento, el promotor no se ha planteado ni la forma en que espera ser retribuido por el proyecto ni cómo impacta esa retribución en el citado cálculo de las ventas mínimas a obtener.

3º.-Permite realizar un análisis de la sensibilidad del cambio de las distintas variables en el cálculo del Umbral de Rentabilidad. En el caso de nuevos proyectos, aunque de alguna variable sólo tenga todavía aproximaciones (como por ejemplo del precio) puedo ver cómo influyen los distintos escenarios de cambio de cada variable en la determinación del Umbral.

4º.-Permite aproximar alguno de los riesgos económicos del proyecto: si mi capacidad máxima de producción/prestación de servicios es muy cercana al Umbral de Rentabilidad estoy delante de un proyecto de alto riesgo, y al contrario, si mi Umbral de Rentabilidad está claramente por debajo de mi capacidad máxima de producción tengo menos riesgos económicos y más margen u holgura potencial para generar beneficios.

Volviendo a nuestro ejemplo, si la capacidad de producción máxima de las instalaciones fuese de 5.000 botellas mensuales, estoy alcanzando el UR con el 60% de mi capacidad; si la capacidad fuese de 3.500 botellas mensuales, necesitaría el 85% de mi capacidad para alcanzar el UR.

5º.-Permite establecer o tener en mente de forma concreta unos objetivos de venta del negocio, que se pueden referir a intervalos de tiempo concretos (mensuales, trimestrales, anuales). Si no se sabe cúanto hay que vender, ¿cómo se pueden concretar los objetivos financieros de venta de los productos/servicios del negocio?

Este análisis presenta sus limitaciones pero también la facilidad de su cálculo nos ofrece múltiples ventajas. Por otra parte, a partir de aquí si profundizamos en la utilización de este concepto, pueden surgir nuevos interrogantes:

¿Hay diferencias en el cálculo del Umbral de Rentabilidad entre una empresa de servicios, una comercial y una de fabricación?

¿Cómo calculo el UR cuándo tengo una variedad de productos y/o servicios dentro de la misma empresa?

¿Cómo calculo el UR si tengo diferentes unidades de negocio dentro de la misma empresa?

¿Es siempre factible calcular el UR en unidades físicas?

¿Crees que el cálculo del UR es una información que puede aportar valor a la gestión del día a día en tu microempresa?

Gracias por vuestra atención.